Kani
Quản lý kho hàng bằng Excel vẫn là một phương thức phổ biến tại nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel nhằm phục vụ mục đích quản lý kho hàng lại đang ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế trong bối cảnh môi trường kinh doanh yêu cầu sự linh hoạt và nhanh chóng, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Những bất cập của việc quản lý kho hàng bằng Excel trong bối cảnh hiện nay
Giới hạn trong việc xử lý dữ liệu lớn
Một trong những hạn chế lớn của việc quản lý kho hàng bằng Excel là khả năng xử lý dữ liệu lớn bị giới hạn. Đối với các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm nhiều và các giao dịch nhập/xuất phức tạp, sử dụng Excel có thể gặp khó khăn trong việc tổng hợp và xử lý thông tin. Từ đó có thể gây ra sự mơ hồ và khó khăn trong việc theo dõi nguồn gốc và lịch sử của từng sản phẩm, làm giảm tốc độ xử lý và độ chính xác của dữ liệu.
Tính bảo mật & minh bạch dữ liệu
Excel là một công cụ thiếu cơ chế hỗ trợ tự động theo dõi lịch sử thay đổi, gây ra thách thức lớn trong việc đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu. Người quản lý không thể dễ dàng xác định ai đã thực hiện thay đổi, khi nào thay đổi diễn ra, hoặc nội dung cụ thể của sự biến động. Điều này không chỉ gây khó khăn trong việc xử lý sự phức tạp của các giao dịch, mà còn tạo ra rủi ro về độ chính xác của thông tin trong hệ thống quản lý kho hàng.
Xem thêm: Cách chuyển PDF sang Excel
Khả năng lỗi và thiếu tính nhất quán
Việc quản lý kho bằng Excel gặp nhiều thách thức về tính nhất quán do dữ liệu về các hoạt động trong kho vẫn phải được nhập và xử lý thủ công. Sự phụ thuộc vào con người dễ dẫn đến sai sót nhập liệu và có thể gây ra thông tin không chính xác về tồn kho và giao dịch nhập/xuất hàng hóa. Chúng không chỉ là nguyên nhân làm giảm tính nhất quán của dữ liệu mà còn tăng nguy cơ xảy ra các sai sót không mong muốn trong quá trình quản lý kho, gây thất thoát hàng hóa.
Thiếu tính tự động hóa và khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Bảng tính Excel không có các tính năng tự động hóa mạnh mẽ như những hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp như: Chức năng tự động gửi cảnh báo khi hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu, quản lý chuỗi cung ứng, hoặc tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau,…
Nhìn chung, Excel không phải là công cụ hỗ trợ tốt cho việc tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau, dẫn đến việc doanh nghiệp khó có được cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình kho hàng. Đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, khi mà tốc độ và độ chính xác trong quản lý kho hàng là yếu tố then chốt, các doanh nghiệp cần xem xét việc chuyển đổi sang các hệ thống quản lý kho hàng chuyên nghiệp hơn, với tính năng tự động hóa và khả năng tích hợp dữ liệu mạnh mẽ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro do sai sót dữ liệu.
Nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng với Phần mềm quản lý kho hàng thông minh WMS-X
Hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh WMS-X là giải pháp giải pháp quản lý toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót được phát triển bởi VTI Solutions – đơn vị hàng đầu Việt Nam tiên phong trong việc cung cấp các giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho lĩnh vực sản xuất.
Được nhiều chuyên gia và khách hàng đánh giá cao bởi tính toàn diện, WMS-X sở hữu những ưu điểm vượt trội so với các giải pháp WMS khác trên thị trường hiện nay:
Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
Tối ưu hóa quá trình nhập kho: WMS-X tự động hóa việc nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Hệ thống có khả năng tích hợp với các thiết bị quét mã vạch và RFID, giúp giảm thiểu lỗi và tăng cường chính xác trong việc xác định, đăng ký, và lưu trữ thông tin về sản phẩm nhập kho.
Tối ưu hóa quá trình xuất kho: WMS-X cung cấp kế hoạch đơn hàng tự động và thông báo khi sản phẩm sẵn sàng để xuất kho nhằm giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và đảm bảo sản phẩm đúng địa chỉ và đúng thời điểm.
Quản lý tồn kho hiệu quả: WMS-X cung cấp tính năng thông minh để quản lý tồn kho một cách hiệu quả. Hệ thống theo dõi tồn kho hiện tại và sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo nhu cầu tương lai. Điều này giúp tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho dư thừa, giúp doanh nghiệp giữ vững sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.
Phân tích dữ liệu và báo cáo: WMS-X thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong quá trình quản lý kho. Hệ thống cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ và báo cáo tùy chỉnh, mang đến cái nhìn trực quan về hiệu suất kho và đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thống kê chính xác.
